Mikäli työskentelee tekstin parissa tai ylipäätään kirjoittaa jotain muutakin kuin Twitter-viestejä jossain vaiheessa väistämättä tulee kysymys mikä tekstinkäsittelyohjelma pitäisi valita. Monet työkseen tekstiä tuottavat ovat Microsoft Word -ohjelman vankeja, mutta vaihtoehtoja sille toki on. Tärkeää on käyttää tekstinkäsittelyohjelmaa, joka on yhteensopiva Wordin tuottamien tiedostojen kanssa. Meidän pienessä yrityksessä OnlyOffice on ollut nyt muutaman kuukauden koeajossa, joten on aika arvioida sen vahvuudet ja heikkoudet. Voisiko se jopa korvata Wordin?
OnlyOfficen ydintoiminnot ovat tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja esitysohjelmisto. Nämä löytyvät PC:lle asennettavasta ohjelmistosta, mutta pilvipalvelussa toimiva OnlyOffice on saanut muitakin toimintoja, kuten sähköpostin, projektihallinnan, ja kalenterin. Mikäli artikkelia tai kirjaa työstää yksi henkilö, omalle tietokoneelle asennettava ohjelmisto on edelleen hyvä valinta, mutta työryhmälle pilvipalvelu voi olla jouheampi vaihtoehto.
Ominaisuudet ja käyttötuntuma
Nämä kokemukset perustuvat omalle tietokoneelle asennetun OnlyOfficen käytölle. Pilvessä toimiva versio saattaa joissakin kohdissa hieman poiketa tästä.
Kun tekstinkäsittelyohjelmista puhutaan, niin vertailukohta on väistämättä Word. Onko OnlyOffice-ohjelmassa samat ominaisuudet kuin Wordissa? Ei ole, mutta OnlyOffice on tehty siten, että siinä on mukana kaikki oleelliset toiminnot, joita valtaosa kirjoittajista tarvitsee.
OnlyOfficen kirjoitusohjelmalla voi avata Wordilla tehdyt tekstit, naputella lisää proosaa tai faktaa, lisätä esimerkiksi kuvia, editoida tekstiä, ja tallettaa uusi luomus Word-tiedostomuodossa (muitakin tallennusvaihtoja on, kuten html, pdf, rtf, odf). Kirjoittaessa olisi hyvä aina käyttää tyylimäärityksiä (style), joilla saadaan aikaiseksi yhdenmukainen ulkoasu ja jos on kyse kirjan käsikirjoituksesta, sen sujuva jatkokäsittely. OnlyOfficen tyylit toimivat eri tavalla kuin Wordissa, mutta kun sen oppii on tyylien käyttö helpompaa kuin Wordissa.
Tekstiin tehdyt muutokset OnlyOffice merkitsee suunnilleen samalla tavalla kuin Word. Muutosten hylkäys ja hyväksyntä toimii myös tutulla tavalla.
Kirjan laajuista teosta en vielä ole OnlyOfficella kirjoitellut, mutta sellainen projekti on suunniteltu myöhemmin vuoden 2023 aikana. Tähän mennessä kokemukset lyhyiden ja pitkien tekstien tuottamisesta OnlyOfficella ovat hyviä. Koska toimintoja on vähemmän kuin Wordissa, on OnlyOfficen käyttö helpompaa ja nopeampaa kuin Wordin.
OnlyOffice ei ole suoraan kopioinut käyttöliittymää ja ominaisuuksia Wordista, kuten jotkut tekstinkäsittelyohjelmat tekevät (tässä suosittujen ohjelmien esittely), vaan kehittäjät ovat pyrkineet luomaan mahdollisimman selkeän ja sujuvan käyttötuntuman. He ovat siinä onnistuneet.
Tästä syystä OnlyOfficen toiminnot usein löytyvät eri paikasta kuin Wordissa ja haluttu toiminto tehdään eri tavalla kuin Wordissa. Käyttöönoton alussa on siis hiukan nähtävä vaivaa ja kenties lueskeltava ohjeita ja etsittävä omiin ongelmiin vastauksia OnlyOfficen käyttäjien löytämistä ratkaisuista. Esimerkiksi tekstin kopiointi ja liittäminen: kun lyhyen tekstin kopioi nettisivulta, yleensä on järkevä liittää se omaan tekstiin ilman muotoiluja. Vaikka kuinka etsit, OnlyOfficen valikoista ei tällaista toimintoa löydy. Se on toteutettu luontevasti siihen paikkaan ja hetkeen mihin kopioidun tekstin liität. Pienen pieni valikko tarjoaa vaihtoehdon pelkän tekstin liittämiseksi ilman muotoilua. Toinen esimerkki: tekeillä olevan tekstin sana- ja merkkimäärä löytyvät kätevästi kun avaa Tiedosto-valikon.
Edistyksellisiä uusia ominaisuuksia OnlyOfficessa edustavat tallennettujen tekstien salakirjoitus (avautuu itse valitulla salasanalla) ja asiakirjojen digitaalinen allekirjoitus.
Ohjelmiston käyttöliittymän kieleksi voi valita suomen tai ruotsin monen muun kielen lisäksi, mutta oikolukua ei pohjoismaisille kielille vielä löytynyt.
Asennus ja pilvipalveluvaihtoehdot
OnlyOffice on saatavilla sekä omalle tietokoneelle asennettavana ohjelmistona että pilvessä toimivana palveluna. Ilmaisen tekstinkäsittelyn, taulukkolaskennan ja esitysohjelmiston sisältävän paketin voi ladata Windows, Mac ja Linux –tietokoneille tästä. Myös mobiililaitteille on Google Play- ja Apple App Store -kaupoissa omat versiot.
Pilvipalvelun käyttöönotolle on useita vaihtoehtoja. Pienemmät kuin viiden käyttäjän työryhmät voivat rekisteröityä ilmaiseksi OnlyOfficen tarjoamalle palvelimelle tästä. Maksullisen palvelinohjelmiston voi asentaa myös omalle palvelimelle (Community-versio). Oppilaitoksille ja yrityksille on omat palvelinohjelmistopaketit ja hinnat. Myös kotikäyttöön on oma palvelinohjelmistopaketti.
